Hvað gerir góðan verkefnastjóra? Hvaða hæfni skiptir mestu máli í síbreytilegu starfsumhverfi nútímans? Og hvers vegna er verkefnastjórnun orðin ein eftirsóttasta færni atvinnulífsins?

Til að fá innsýn í raunveruleikann á bak við fagið tók NTV Promennt viðtöl við þrjá reynslumikla sérfræðinga á sviði verkefnastjórnunar: Aðalbjörn Þórólfsson, sjálfstætt starfandi verkefnastjóra og formann Verkefnastjórnunarfélags Íslands, Ingunni Jónsdóttur, framkvæmdastjóra Samtaka sunnlenskra sveitarfélaga (SASS), og Hafdísi Huld, framkvæmdastjóra Rata.

Þrátt fyrir ólíkan bakgrunn voru þau öll sammála um eitt: Verkefnastjórnun snýst ekki bara um verkferla og tímalínur – heldur fyrst og fremst um fólk.

Að leiða fólk að sameiginlegu markmiði

Ingunn Jónsdóttir hefur fjölbreyttan bakgrunn. Hún er menntuð sem vöruhönnuður frá Listaháskóla Íslands og lauk síðar mastersnámi í verkefnastjórnun við Háskólann í Reykjavík. Í dag starfar hún sem framkvæmdastjóri SASS eftir tæplega 13 ár hjá Háskólafélagi Suðurlands.

Í viðtalinu lagði Ingunn mikla áherslu á leiðtogahlutverk verkefnastjórans.

„Ef verkefnastjóri ætlar að fá teymið með sér þá þarf hann að hrífa það til þess að trúa á verkefnið,“ segir hún og bætir við að lykillinn sé að virkja fólk til að vilja leggja sitt besta af mörkum.

Að hennar mati eru mannleg samskipti einn mikilvægasti þátturinn í verkefnastjórnun. Verkefnastjóri þurfi að geta miðlað skýrri sýn, byggt upp traust og skapað umhverfi þar sem fólk upplifir ábyrgð og þátttöku.

Skipulag eitt og sér er ekki nóg

Hafdís Huld, framkvæmdastjóri Rata, hefur einnig sterka sýn á mikilvægi samskipta og skipulags í verkefnastjórnun.

Hún lýsir verkefnastjórnun sem hæfileikanum til að eiga í samskiptum, skipuleggja hluti og ekki síst að festa hugmyndir á blað.

„Það eru galdrar fólgnir í því. Ekki bara tala um það heldur skrifa það líka niður,“ segir hún.

Hafdís bendir á að verkefnastjórnun nýtist ekki aðeins í atvinnulífinu heldur einnig í daglegu lífi. Hún hefur meðal annars nýtt aðferðir verkefnastjórnunar við skipulagningu stórra útivistarverkefna og ævintýra.

Að hennar mati hjálpar verkefnastjórnun fólki að breyta hugmyndum í framkvæmd. Þegar markmið eru skýr, hlutverk skilgreind og ábyrgð dreifð verði mun auðveldara að ná árangri.

Skýr ábyrgð skiptir sköpum

Aðalbjörn Þórhallsson hefur starfað í upplýsingatækni og verkefnastjórnun í yfir tvo áratugi, meðal annars hjá Símanum og Íslandsbanka. Í dag rekur hann eigið fyrirtæki, Projectus, og gegnir formennsku í Verkefnastjórnunarfélagi Íslands.

Hann segir að eitt af því fyrsta sem hann skoði í nýju verkefni sé hvort ábyrgðin sé skýr.

„Ef það er ekki ljóst hver á verkefnið, þá þarf að tryggja það áður en lengra er haldið,“ segir hann.

Aðalbjörn bendir á að mörg verkefni fari út af sporinu þegar ábyrgð, hlutverk eða forgangsröðun eru óskýr. Verkefnastjórnun snúist því ekki aðeins um að halda utan um verkefnalista heldur einnig um að skapa sameiginlegan skilning.

Bakgrunnur hans er áhugaverður en hann lauk doktorsprófi í eðlisfræði í París áður en hann færði sig yfir í upplýsingatækni og verkefnastjórnun. Sú reynsla hefur kennt honum mikilvægi greiningar, skýrleika og skipulagðrar hugsunar.

Verkefnastjórnun verður sífellt mikilvægari

Viðmælendur voru sammála um að verkefnastjórnun skipti sífellt meira máli á vinnumarkaði framtíðarinnar.

Fyrirtæki og stofnanir starfa í dag í hraðari breytingum en áður og verkefni verða flóknari, þverfaglegri og meira háð samvinnu. Þar verður hæfni í verkefnastjórnun lykilatriði.

Góður verkefnastjóri þarf því að sameina skipulagshugsun, samskiptahæfni og leiðtogafærni. Hann þarf að geta séð heildarmyndina, haldið utan um framvindu verkefna og um leið unnið vel með fólki.

Þá kom einnig fram í viðtölunum að verkefnastjórnun sé ekki eingöngu fyrir stjórnendur. Þekking á verkefnastjórnun geti nýst fólki í fjölbreyttum störfum og jafnvel í einkalífi.

Nám sem tengist raunverulegum áskorunum atvinnulífsins

Áhuginn á verkefnastjórnun hefur aukist mikið á síðustu árum og sífellt fleiri fyrirtæki leita eftir starfsfólki sem býr yfir þekkingu á verkefnavinnu, skipulagi og teymisstjórnun.

Hjá NTV Promennt er lögð áhersla á hagnýtt nám sem tengist raunverulegum verkefnum atvinnulífsins. Markmiðið er að nemendur öðlist verkfæri sem nýtast strax í starfi, hvort sem þeir vilja leiða verkefni, bæta skipulag innan fyrirtækja eða styrkja eigin leiðtogahæfni.

Eins og viðmælendur okkar sýna vel er verkefnastjórnun ekki bara fag – heldur aðferð til að koma hugmyndum í framkvæmd, leiða fólk saman og ná raunverulegum árangri.

Hér fyrir neðan má sjá brot úr viðtölum sem koma fyrir í náminu Verkefnastjórnun á mannamáli hjá NTV Promennt.

Ef efnið vekur áhuga þinn hvetjum við þig til að kynna þér námið betur og fá innsýn í hvernig góð verkefnastjórnun getur nýst bæði í starfi og daglegu lífi.